A hitelbiztosítéki nyilvántartás a zálogjogot, valamint a faktorálás, a pénzügyi lízing, illetve a tulajdonjog-fenntartással történő eladás tényét érintő hitelbiztosítéki nyilatkozatokat tartalmazza. Hitelbiztosítéki nyilatkozatot csak regisztrált felhasználó és csak regisztrált felhasználóval szemben tehet. A regisztráció érvényesítéséhez a kérelmezőnek közjegyző előtt azonossági nyilatkozatot kell tennie, amelyben nyilatkozik a regisztrációs kérelemben közölt adatok valósággal egyezőségéről és hitelességéről.

Hitelbiztosítéki nyilatkozatot regisztrált felhasználó (akár a saját nevében, akár állandó képviselőként a képviselt nevében) választása szerint az alábbi módokon tehet:

1. amennyiben a regisztrált felhasználó rendelkezik minősített elektronikus aláírással, a hitelbiztosítéki rendszer erre szolgáló felületén az erre szolgáló adatlap kitöltésével és a hitelbiztosítéki rendszerbe történő továbbításával maga rögzíti a hitelbiztosítéki rendszerben (ez akkor is lehetőség, ha az alapul szolgáló szerződést ügyvéd ellenjegyezte vagy közjegyző közokiratba foglalta);
2. bármely közjegyző előtt;
3. amennyiben a felek így rendelkeznek, a zálogszerződést, tulajdonjog-fenntartással történő eladást, faktoring szerződést vagy lízingszerződést közokiratba foglaló közjegyző – minősített elektronikus aláírásának használatával – rögzíti a hitelbiztosítéki rendszerben;
4. amennyiben a felek ezzel is meghatalmazzák, a zálogszerződést, tulajdonjog-fenntartással történő eladást, faktoring szerződést vagy lízingszerződést ellenjegyző ügyvéd – minősített elektronikus aláírásának használatával – rögzíti a hitelbiztosítéki rendszerben.

Ingó dolog, valamint jog és követelés esetén a jelzálogjogot 2014. március 15-től a hitelbiztosítéki nyilvántartásba kell bejegyezni. A hitelbiztosítéki nyilvántartásba való bejegyzésre egyedileg vagy körülírással meghatározott zálogtárgy tekintetében kerülhet sor.
A hitelbiztosítéki nyilvántartás nyilvános, tartalmát az interneten bárki ingyen, személyazonosítás nélkül megtekintheti. A hitelbiztosítéki nyilvántartás a zálogkötelezettek személyéhez kapcsolódóan tartalmazza a nem lajstromozott ingó dolgokon, jogokon és követeléseken alapított jelzálogjogokat, valamint a meghatározott egyéb biztosítéki jogokat.